企業(yè)如何進(jìn)行合同管理
劃分合同類別
企業(yè)下所涉及的合同種類往往非常廣，將合同進(jìn)行有效的分類，對(duì)主要合同分類進(jìn)行可細(xì)分，以一個(gè)大類多個(gè)子類的方式，可以更有效的管理合同，方便查找統(tǒng)計(jì)。
合同分類編號(hào)
將已經(jīng)分好類別的合同按照一個(gè)特定的序列進(jìn)行編號(hào)，從編號(hào)便可以快速看出合同的主信息（如我方主體、收付款、年份、合同類別等），之后按照合同編號(hào)進(jìn)行檔案留存。這樣查詢起來(lái)，就好像建立了索引一樣高效。合同編號(hào)的設(shè)計(jì)要具有一定的可擴(kuò)展性。
合同信息歸檔
隨著合同的簽署執(zhí)行，可以將合同進(jìn)行歸檔，將合同的所有相關(guān)資料收集起來(lái)，放到一起收集起來(lái)，即不會(huì)丟失文件信息，又方便查找相關(guān)信息。歸檔往往發(fā)生在合同整個(gè)生命周期結(jié)束后（也可以在生效時(shí)進(jìn)行）。
合同電子存檔
隨著合同量的增多，查詢紙質(zhì)合同會(huì)越來(lái)越麻煩，有條件最好還是保存份合同文件電子版，之后使用合同編號(hào)分類等方法進(jìn)行存儲(chǔ)，電腦的執(zhí)行效率比人高得多，不需要看合同原件的時(shí)候，可以很快捷的找到需要的合同。
合同文件保存
每隔一段時(shí)間，將已經(jīng)履行完畢的合同文件統(tǒng)一存放起來(lái)，存放時(shí)也需要進(jìn)行規(guī)范的分類，切勿隨意堆在一起。
配合EXCEL進(jìn)行信息記錄
剛開(kāi)始管理合同，可以使用EXCEL將合同編號(hào)與合同名稱等主要信息進(jìn)行記錄，方便查找相關(guān)信息，并且如果是計(jì)劃經(jīng)營(yíng)類的部門，可以同步記錄一些計(jì)劃經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，方便日常工作。
建立合同模版
企業(yè)可以將經(jīng)常簽署的合同做成合同模版，通過(guò)合同模版來(lái)簽署合同，這樣可以減少合同信息出現(xiàn)錯(cuò)誤的問(wèn)題，并且可以減少企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)省業(yè)務(wù)人員與審批人員時(shí)間。
合同編號(hào)統(tǒng)一管理
企業(yè)下的每一個(gè)部門可以設(shè)立一個(gè)部門合同管理員，進(jìn)行合同編號(hào)的發(fā)放和合同文件的管理工作，避免編號(hào)重復(fù)，編號(hào)出錯(cuò)，造成不必要的錯(cuò)誤。同時(shí)也可以使部門有效的管理合同，方便統(tǒng)計(jì)部門經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)。
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企業(yè)下所涉及的合同種類往往非常廣，將合同進(jìn)行有效的分類，對(duì)主要合同分類進(jìn)行可細(xì)分，以一個(gè)大類多個(gè)子類的方式，可以更有效的管理合同，方便查找統(tǒng)計(jì)。
合同分類編號(hào)
將已經(jīng)分好類別的合同按照一個(gè)特定的序列進(jìn)行編號(hào)，從編號(hào)便可以快速看出合同的主信息（如我方主體、收付款、年份、合同類別等），之后按照合同編號(hào)進(jìn)行檔案留存。這樣查詢起來(lái)，就好像建立了索引一樣高效。合同編號(hào)的設(shè)計(jì)要具有一定的可擴(kuò)展性。
合同信息歸檔
隨著合同的簽署執(zhí)行，可以將合同進(jìn)行歸檔，將合同的所有相關(guān)資料收集起來(lái)，放到一起收集起來(lái)，即不會(huì)丟失文件信息，又方便查找相關(guān)信息。歸檔往往發(fā)生在合同整個(gè)生命周期結(jié)束后（也可以在生效時(shí)進(jìn)行）。
合同電子存檔
隨著合同量的增多，查詢紙質(zhì)合同會(huì)越來(lái)越麻煩，有條件最好還是保存份合同文件電子版，之后使用合同編號(hào)分類等方法進(jìn)行存儲(chǔ)，電腦的執(zhí)行效率比人高得多，不需要看合同原件的時(shí)候，可以很快捷的找到需要的合同。
合同文件保存
每隔一段時(shí)間，將已經(jīng)履行完畢的合同文件統(tǒng)一存放起來(lái)，存放時(shí)也需要進(jìn)行規(guī)范的分類，切勿隨意堆在一起。
配合EXCEL進(jìn)行信息記錄
剛開(kāi)始管理合同，可以使用EXCEL將合同編號(hào)與合同名稱等主要信息進(jìn)行記錄，方便查找相關(guān)信息，并且如果是計(jì)劃經(jīng)營(yíng)類的部門，可以同步記錄一些計(jì)劃經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，方便日常工作。
建立合同模版
企業(yè)可以將經(jīng)常簽署的合同做成合同模版，通過(guò)合同模版來(lái)簽署合同，這樣可以減少合同信息出現(xiàn)錯(cuò)誤的問(wèn)題，并且可以減少企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)省業(yè)務(wù)人員與審批人員時(shí)間。
合同編號(hào)統(tǒng)一管理
企業(yè)下的每一個(gè)部門可以設(shè)立一個(gè)部門合同管理員，進(jìn)行合同編號(hào)的發(fā)放和合同文件的管理工作，避免編號(hào)重復(fù)，編號(hào)出錯(cuò)，造成不必要的錯(cuò)誤。同時(shí)也可以使部門有效的管理合同，方便統(tǒng)計(jì)部門經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)。
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